Հաշիվ-ապրանքագրեր

Բիզնես արդյունք

Ներդրումից հետո ընկերությունը ստանում է ոչ միայն թվային ձեւ, այլ կառավարելի գործընթաց՝ ամենօրյա աշխատանքի, հաշվետվությունների եւ աճի համար։ Օպերատորները տեսնում են, ինչ պետք է անել, ղեկավարները հասկանում են գործընթացի վիճակը, իսկ տեխնիկական թիմը ստանում է ավելի մաքուր հիմք նոր ինտեգրացիաների համար։ Այդ պատճառով «Հաշիվների եւ փաստաթղթերի կառավարում» էջը պետք է կապել գների, կապի, ՀՏՀ-ի, հարակից ծառայությունների եւ պարտադիր դրոշմավորման ուղեցույցի հետ։

• Առաջին կարգավորումից առաջ օգտակար է հավաքել ապրանքների, փաստաթղթերի, գործող հաշվետվությունների օրինակներ, գործող գործիքների սքրինշոթեր եւ այն իրական սխալները, որոնք թիմը ուզում է վերացնել։ Եթե գործընթացը կապված է պարտադիր դրոշմավորման հետ, անհրաժեշտ են նաեւ ապրանքախմբեր, փաթեթավորման մակարդակներ, շտրիխկոդերի կամ DataMatrix-ի օրինակներ եւ e-Mark-ի գործող ընթացակարգը։ Այս նախապատրաստումը օգնում է DataSync-ին նախագծել փոքր, հասկանալի եւ անվտանգ առաջին թողարկում։
• Գործարկումից հետո թիմը պետք է չափի փաստաթղթի պատրաստման ժամանակը, քանակի և գնի անհամապատասխանությունները, ձեռքով ուղղումները, մերժված գրանցումները, բացակայող առաքման հղումները և գործառնական ու հաշվապահական տվյալների համադրման վրա ծախսված ժամանակը: Առաջին համեմատությունը պետք է հիմնվի գործող գործընթացի փաստաթղթավորված ելակետային ցուցանիշների վրա, ոչ թե ենթադրվող բարելավման։ Շաբաթական դիտարկման ընթացքում անհրաժեշտ է համակարգային բացառությունները տարանջատել հիմնական տվյալների սխալներից, սարքավորումների խնդիրներից, ուսուցման բացերից և համակարգից դուրս դիտավորյալ կատարված գործողություններից։ Յուրաքանչյուր կրկնվող բացառության համար պետք է նշանակել պատասխանատու և գրանցել ուղղիչ գործողությունը։ Այդ մոտեցումը ծառայությունը դարձնում է չափելի գործառնական գործընթաց և ցույց է տալիս, թե հաջորդիվ որ կարգավորումը, ուսուցումը կամ ինտեգրումն է առաջնահերթ։
• Առաջին վերահսկվող թողարկման շրջանակը նպատակահարմար է սահմանափակել հետևյալով՝ մեծ ծավալով մեկ փաստաթղթային հոսքը, դրա պատվերներն ու առաքումները, պարտադիր դաշտերը, համարակալման կանոնները, հաստատման դերերը, արտահանման ձևաչափը և հաշվապահական համակարգին փոխանցումը: Պետք է նախապես փաստաթղթավորել բիզնես պատասխանատուին, տեխնիկական կապի անձին, փորձարկման տվյալները, ընդունման նմուշը, հետադարձման քայլերը և լայն կիրառությունից առաջ պահանջվող ապացույցները։ Առաջին փուլի սահմաններից դուրս հարցերը պետք է մնան տեսանելի աշխատանքային ցանկում և չավելացվեն փորձարկման ընթացքում։ Երբ օգտվողները կայուն կատարեն գործընթացը, իսկ համաձայնեցված չափումները դառնան կանխատեսելի, հաջորդ փուլում կարելի է ներառել փաստաթղթերի լրացուցիչ տեսակները, մասնաճյուղերը, արժույթները, հաստատման մակարդակները, էլեկտրոնային ստորագրությունները, գործընկերային փոխանակումը և ERP կամ հարկային հաշվետվության ավելի խոր ինտեգրումը: Այս փուլային սահմանումը նվազեցնում է ներդրման ռիսկը և պահպանում ընդլայնման հստակ ճանապարհը։